香港公司註冊是否需要綠盒？
在香港公司註冊後，綠盒似是象徵多於實用。在過去，秘書公司為客戶註冊有限公司後，傳統上會提供一個綠色的盒子，俗稱為綠盒，內含公司重要文件，如公司章程、註冊證書和公司印章等。這些文件對於公司的日後運作和管理至關重要。隨著數位化普及，不少人都在問：綠盒到底是不是開公司的必需品？沒有綠盒又會怎樣？本文一次過講清楚。
綠盒裡面有什麼？
「綠盒」是用來存放與業務相關的重要文件的容器 —— 請留意重要的是裡面的文件，而不是綠盒本身。公司綠盒通常包含：
- 公司組織章程細則
- 公司鋼印
- 公司簽名印
- 公司圓印
- 股票簿
- 法定記錄冊
公司成立後，公司註冊處會把這些文件交給公司的註冊代理人或公司秘書保管。綠盒是這些文件的保管盒，必須妥善保管並隨時可供查閱。
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綠盒是開公司必需品嗎？
根據新《公司條例》，新條例簡化了在香港開辦企業的程序，公司簽立文件的模式亦已簡化為公司可自行選擇是否備存及使用法團印章（第124(1)條）。因此，現在有很多新成立公司不再需要使用實體的綠盒 —— 它從來都不是法定要求，只是秘書公司的傳統做法。
沒有綠盒會怎樣？
即使不用實體綠盒，公司在法律和法規要求下，仍然需要妥善保存和保管其重要的公司文件和記錄 —— 章程、股票簿、法定記錄冊這些文件本身仍然是法定要求，只是不一定要裝在實體綠盒裡。換言之，「沒有綠盒」不等於「不用保存文件」，電子存檔一樣要做齊，銀行或核數師查核時仍然要拿得出來。
註銷公司後，綠盒該如何處理？
根據新《公司條例》，公司結束業務後，已註銷公司的文件必須保留至少六年。在此期間，綠盒內的任何文件或物品都不得用於商業活動，因為這些仍然屬於公司資產。未經授權使用這些文件或物品屬違法行為，可能需要承擔法律責任。
什麼是公司印章？
在香港，公司印章（Common Seal）能使商業文件具有正式和法律效力。不過自2014年起，使用公司印章已不再是強制要求。
我的公司真的需要公司印章嗎？
在舊條例下，每家香港公司都必須擁有一枚刻有公司名稱的印章，用於執行合約和發行股票等。2014年新條例實施後，這項要求已被廢除 —— 自2014年起成立的公司，不再需要擁有公司印章。
公司印章在現行條例下如何使用？
如果公司選擇保留印章，根據公司組織章程，印章只能在公司董事及其授權人士同意下使用，用於簽署協議或公司文件。例如發行股票時，只有公司董事可以在股票上蓋章。
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