公司秘書服務

公司秘書是香港有限公司的法定職位，根據《公司條例》(第622章)，所有香港有限公司都必須委任至少一名公司秘書。

公司秘書的主要職責包括：

• 確保公司遵守《公司條例》及相關法規
• 安排董事會會議和股東大會
• 準備和保存會議紀錄
• 向公司註冊處提交法定文件（如週年申報表、股東/董事變更通知等）
• 維護公司法定記錄冊（如董事名冊、股東名冊、實質控制人登記冊等）
• 提供公司管治和合規方面的專業意見

公司秘書是公司與政府部門之間的重要橋樑，確保公司的所有法定要求得到妥善處理，避免因疏忽而導致罰款或法律問題。

我們提供具競爭力的公司秘書服務收費，費用視乎公司的規模和服務需求而定。

基本收費範圍：

• 標準公司秘書服務 - 約HK$1,100/年（適合一般中小企）
• 全面公司秘書服務 - 約HK$5,000-8,000/年（適合較複雜或活躍的公司）

服務內容包括：法定文件提交、會議安排和記錄、法定記錄冊維護、合規諮詢、政府信件處理等。

首年註冊公司時，公司秘書服務費通常已包含在註冊套餐內。我們提供透明收費，不會有隱藏費用。如果您需要額外服務（如特別會議安排、複雜的公司重組等），會另行報價。歡迎聯絡我們獲取度身訂造的報價方案。

可以。公司可以隨時更換公司秘書，但必須確保在任何時候都有一名合資格的公司秘書在任。

更換程序如下：

1. 董事會決議 - 通過董事會決議批准委任新公司秘書及接受現任秘書辭任
2. 取得同意 - 獲得新公司秘書的書面同意出任
3. 辦理辭任 - 現任公司秘書提交辭任通知（如適用）
4. 提交表格 - 向公司註冊處提交表格ND2A（委任公司秘書通知書）和表格ND4（終止委任公司秘書通知書，如適用）
5. 更新記錄 - 在公司的法定記錄冊中記錄變更

重要提示：必須在變更生效後15天內通知公司註冊處，否則可能面臨罰款。整個過程一般需要5-7個工作日。

如果您需要更換公司秘書，我們可以提供無縫交接服務，確保所有法定文件和記錄妥善移交，不會影響公司的正常運作。

專業的公司秘書會為您處理以下日常工作：

法定文件提交：

• 週年申報表（Annual Return）- 每年提交
• 董事/股東/秘書變更通知 - 有變更時15天內提交
• 註冊地址變更通知 - 有變更時15天內提交
• 股本變動通知 - 有變更時1個月內提交

會議支援：

• 安排董事會會議和股東大會
• 準備會議議程和相關文件
• 記錄會議紀錄並保存
• 跟進會議決議的執行

記錄冊維護：

• 董事名冊和秘書名冊
• 股東名冊
• 實質控制人登記冊（SCR）
• 會議記錄冊

其他服務：

• 接收和處理政府部門的信件
• 提供公司管治和合規諮詢
• 提醒重要的法定期限
• 協助處理公司架構變更

我們的公司秘書服務確保您的公司所有法定要求都得到及時妥善的處理，讓您專注於業務發展，無需擔心合規問題。

公司秘書不一定需要親身出席所有會議，但有責任確保會議按法定程序進行並妥善記錄。

董事會會議：

• 不強制出席 - 法例沒有規定公司秘書必須出席董事會會議
• 建議出席 - 為了準確記錄會議內容和確保程序合規，建議公司秘書出席或委派代表出席
• 會後工作 - 即使不出席，秘書也需要根據會議決議準備正式的會議紀錄

股東大會（AGM/EGM）：

• 通常出席 - 公司秘書一般會出席股東大會，協助主席處理程序事宜
• 記錄職責 - 負責記錄會議過程和決議
• 程序把關 - 確保會議通知、投票程序等符合法定要求

實務安排：對於使用專業公司秘書服務的公司，秘書公司會根據需要派員出席重要會議，或由客戶提供會議資料後由秘書準備正式記錄。

我們提供靈活的會議支援服務，可按您的需要安排出席或遙距支援。

根據《公司條例》，公司必須在任何時候都有一名合資格的公司秘書。如果公司秘書辭任，公司應該：

• 即時委任 - 理想情況下，在現任秘書離任前已委任新秘書，確保無空檔期
• 合理時間內 - 如果出現空檔，必須在合理時間內（一般理解為不超過14天）委任新秘書
• 通知公司註冊處 - 必須在變更生效後15天內向公司註冊處提交表格ND2A（委任）和ND4（辭任）

違規後果：如果公司在一段時間內沒有公司秘書，公司及其董事可能面臨：

• 檢控 - 可被控告違反《公司條例》
• 罰款 - 最高罰款HK$50,000
• 持續罰款 - 如屬持續違規，可處按日計算的失責罰款HK$700

建議做法：為避免出現空檔期，建議在現任秘書辭任前已物色好新秘書。

如果您的秘書突然辭任，請立即聯絡我們，我們可以提供緊急委任服務，最快可在1-2個工作日內完成委任程序，確保您的公司持續合規。

是的，公司秘書通常會協助保管公司的重要法定文件和記錄。但需要區分不同類型的文件：

公司秘書保管的文件：

• 法定記錄冊 - 董事名冊、股東名冊、公司秘書名冊、實質控制人登記冊（SCR）
• 會議文件 - 董事會會議紀錄、股東大會紀錄、決議記錄
• 公司章程文件 - 公司章程（Articles of Association）、章程細則修訂記錄
• 註冊文件副本 - 公司註冊證書副本、商業登記證副本
• 股票簿 - 股份發行和轉讓記錄

不由公司秘書保管的文件：

• 財務記錄 - 會計帳簿、發票、收據等（由會計部門或會計師保管）
• 銀行文件 - 銀行帳戶資料、支票簿等
• 商業合約 - 與客戶、供應商的合約文件
• 公司印章 - 通常由董事保管和使用

文件存放安排：我們提供安全的文件保管服務，所有法定文件都會妥善存放在我們的辦公室，並有完善的備份系統。當您需要查閱或使用這些文件時，可隨時聯絡我們安排。

可以。公司秘書在處理公司架構變更方面扮演重要角色。我們可以協助您處理以下變更事項：

股權變更：

• 股份轉讓 - 準備股份轉讓文件、更新股東名冊、向印花稅署申報
• 增發股份 - 準備股東決議、更新股本記錄、通知公司註冊處
• 股份回購 - 處理相關法定程序和文件

董事和秘書變更：

• 委任或罷免董事 - 準備董事會決議、更新董事名冊、提交表格ND2A/ND4
• 更換公司秘書 - 辦理辭任和委任手續、提交表格ND2A/ND4
• 董事資料變更 - 更新地址、身份資料等

其他架構變更：

• 更改公司名稱 - 準備特別決議、提交表格NNC2
• 更改註冊地址 - 通知公司註冊處、更新相關記錄
• 修改公司章程 - 準備特別決議、提交修訂文件

所有變更都需要在法定期限內向公司註冊處申報，我們會確保所有程序合規並按時完成，避免任何罰款或法律問題。

股份轉讓——不論是引入新股東，抑或由一位股東收購另一位股東的股份——均需準備轉讓文據、取得董事會批准，並更新股東名冊，而股東名冊正是公司秘書按法例須維護的法定登記冊之一。香港的股份轉讓亦須繳納印花稅，本公司會就轉讓當時適用的稅率提供意見。公司秘書服務包括準備相關文件及更新登記冊；至於轉讓價格及條款，則須由股東雙方自行商討及確定。

根據香港《公司條例》，公司秘書必須符合以下資格要求：

如屬個人：

• 必須年滿18歲
• 必須常居於香港（即香港居民）
• 不能是公司的唯一董事（如公司只有一名董事，該董事不能兼任公司秘書）

如屬法人團體：

• 必須是在香港註冊成立的有限公司
• 該法人團體不能是一個只有一名董事的公司，而該董事同時是需要委任秘書的公司的唯一董事

雖然法例沒有規定公司秘書必須具備專業資格，但實務上，專業的公司秘書服務提供者通常具備會計、法律或公司秘書專業資格，並對香港公司法例有深入了解。

我們的公司秘書團隊由經驗豐富的專業人士組成，確保為您提供優質可靠的服務。

不委任公司秘書或委任不符合資格的公司秘書是嚴重的違法行為，會面臨以下後果：

• 刑事責任 - 公司及其每名責任人（通常是董事）可被檢控，一經定罪，可處罰款HK$50,000及監禁6個月
• 持續違規罰款 - 如屬持續違規，可處按日計算的失責罰款HK$700
• 公司註冊處記錄 - 違規記錄會在公司註冊處的公眾記錄中顯示，影響公司信譽
• 銀行和商業影響 - 銀行或商業夥伴在進行盡職調查時，可能會因違規記錄而拒絕合作
• 法定文件延誤 - 沒有公司秘書，公司無法及時提交法定文件，可能導致更多罰款

此外，如果公司秘書突然辭任而公司未能在合理時間內委任新秘書，也會被視為違規。

因此，選擇可靠的專業公司秘書服務非常重要。我們提供穩定可靠的公司秘書服務，確保您的公司持續符合法定要求。

公司秘書和會計師是兩個不同的專業角色，各有不同的職責：

公司秘書：

• 法定職位 - 所有香港有限公司必須委任
• 主要職責 - 公司管治、合規事務、法定文件提交
• 關注範圍 - 《公司條例》合規、公司註冊處事務、會議安排
• 不涉及財務 - 不負責公司的會計記帳和財務報表編製

會計師：

• 非法定職位 - 公司可選擇自行處理帳目或聘請會計師
• 主要職責 - 記帳、編製財務報表、稅務籌劃
• 關注範圍 - 財務記錄、稅務申報、審計配合
• 財務專業 - 處理公司的日常財務和稅務事宜

簡單來說：公司秘書負責「法律合規」，會計師負責「財務稅務」。兩者都是公司運作的重要角色，但職責範圍不同。

我們同時提供公司秘書服務和會計服務，可為您提供一站式的企業服務方案。

這取決於您的情況。如果您是香港居民且不是公司的唯一董事，理論上可以自己擔任公司秘書。但需要考慮以下因素：

可以自己擔任的情況：

• 您是香港永久居民或持有香港身份證
• 公司有至少兩名董事（您可以是其中一名董事兼任秘書）
• 您熟悉《公司條例》的要求和程序
• 您有時間處理所有法定文件和合規事務

不建議自己擔任的原因：

• 專業知識要求高 - 需要深入了解公司法例，一旦出錯可能導致罰款
• 時間成本 - 處理法定文件和記錄需要投入大量時間
• 責任重大 - 公司秘書需承擔法律責任，確保公司合規
• 錯過期限風險 - 如果忘記提交法定文件，會面臨罰款

對於大多數企業，特別是非香港居民或一人公司，委任專業的公司秘書服務是更明智和安全的選擇。我們的服務費用相對於潛在的罰款和法律風險來說是非常值得的投資。

實質控制人登記冊（Significant Controllers Register, SCR）是香港所有在香港成立的公司都必須備存的法定登記冊，記錄對公司有重大控制權的人士或實體的資料。

重要控制人的定義：持有公司超過25%的股份、擁有超過25%的投票權、有權委任或罷免董事會多數成員、對公司有重大影響力或控制權。

公司秘書的職責：

• 識別重要控制人 - 協助公司採取合理步驟識別其重要控制人
• 備存SCR - 建立和維護實質控制人登記冊
• 記錄更新 - 當重要控制人資料有變更時，及時更新登記冊
• 提供查閱 - 在特定情況下，向執法人員提供SCR供查閱
• 保密處理 - 確保敏感資料得到妥善保護

違規後果：如果公司未能備存SCR或提供虛假資料，公司及其責任人可被檢控，最高罰款HK$300,000及監禁12個月。

我們的公司秘書服務包括SCR的建立和維護，確保您的公司完全符合這項重要的法定要求。

公司秘書服務主要專注於公司法律合規事務，一般不包括稅務和審計服務，但兩者有一定的關聯。

公司秘書服務範圍：

• 《公司條例》合規 - 法定文件提交、記錄冊維護
• 公司管治 - 會議安排、決議記錄
• 公司註冊處事務 - 處理與公司註冊處的所有往來
• 基本稅務協調 - 協助接收稅務局信件，提醒報稅期限

不包括的服務：

• 會計記帳 - 日常財務記錄和帳目處理
• 審計 - 年度審計報告編製（需由執業會計師進行）
• 報稅表填寫 - 利得稅報稅表的準備和提交
• 稅務籌劃 - 稅務優化建議

一站式服務方案：雖然公司秘書服務本身不包括稅務審計，但我們提供全面的企業服務套餐，可以同時為您提供：公司秘書服務、會計記帳服務、審計服務、報稅服務。

這樣您只需要對接一家服務商，就能處理公司所有的法定和財務需求，更加方便高效。歡迎查詢我們的一站式企業服務方案。

是的，即使公司長期沒有業務活動（不活動公司/Dormant Company），仍然必須委任公司秘書並履行所有法定要求。

法定要求不變：

• 《公司條例》規定 - 所有香港有限公司都必須有公司秘書，沒有「不活動公司」的豁免
• 週年申報表 - 每年仍需提交週年申報表
• 商業登記證 - 每年仍需續期
• 審計報稅 - 即使沒有業務，仍需進行審計和報稅
• 記錄冊維護 - 所有法定記錄冊必須持續更新和保存

公司秘書的角色：對於不活動公司，公司秘書的工作相對簡單，主要是：確保週年申報表按時提交、處理政府部門信件、維護基本的法定記錄、提醒重要的合規期限。

成本考慮：不活動公司的公司秘書服務費用通常較低，因為工作量較少。但如果完全不委任秘書，面臨的罰款和法律風險遠高於服務費用。

建議：如果公司暫時沒有業務但計劃將來重新啟動，保持最基本的合規服務是明智的選擇。我們提供不活動公司的優惠秘書服務方案。

雖然我們的公司秘書服務會處理大部分的法定合規事務，但作為公司董事，您仍需要履行以下責任：

提供資料和文件：

• 及時通知變更 - 當公司有任何董事、股東、地址等變更時，需及時通知我們
• 提供會議資料 - 如需召開董事會或股東大會，需提供會議議題和相關資料
• 簽署文件 - 某些法定文件需要董事簽署確認
• 配合查詢 - 當政府部門有查詢時，需配合提供資料

董事的基本責任：

• 業務決策 - 公司的日常營運和業務決策由董事負責
• 財務管理 - 確保公司有適當的會計記錄和財務管理
• 合規意識 - 了解並遵守相關法律法規
• 誠信行事 - 以公司最佳利益行事，避免利益衝突

我們的角色：我們作為您的公司秘書，會主動提醒您所有重要的法定期限、協助您準備所需文件、處理與政府部門的往來、確保公司持續合規。

您只需要專注於業務發展，合規事務交給我們處理。我們會定期與您溝通，確保雙方資訊同步。