【公司秘书责任】公司秘书是什么？公司秘书董事同一人可以吗？

不少创业新手对有限公司认知不多，常误以为公司秘书等于私人秘书，公司秘书被误以为可有可无，本文与大家分享公司秘书责任和职务，让大家加深对公司秘书认识，有意开有限公司既你要特别留意！

公司秘书是什么？

公司秘书是企业专业行政人员，在不小发达国家，例如香港、新加坡，公司秘书更是有限公司的法定职务，公司秘书主要职能在于“合规”，在企业管治中扮演踏重要角色。公司秘书有助维系商业社会中良好管治的核心，包括于公司董事决策或讨论业务发展时提供专业协助。在香港，公司法例和相关规定经常变动，而且变化步伐急速，公司的合规要求也日益复杂，公司秘书主要职能协助董事局遵守有关法例，确保合规和避免因违规而被罚款。

公司秘书与董事同一人可以吗？

每一间香港有限公司，都必须委任一个合资格的公司秘书。该秘书必须是一名香港居民，或者是一家注册办事处或主要营业地点设于香港的公司，并持有香港信托及公司服务提供者牌照 (TCSP)。

在私人有限公司中，董事只要不是公司的唯一董事，都可出任公司秘书职务。从成本的角度看，让合资格董事担任公司秘书，的确可节省外判公司秘书的费用，但重点是，公司秘书并不是“挂名”这么简单，现时坊间公司秘书服务低至$1,000起，假如未有相关经验，外判公司秘书服务可避免不少要罚款。因为服务电子化，Chinglink的秘书服务更可低至$600，用最少的费用就可以免除罚款的风险。

至于上市公司，对公司秘书资格的要求就更加严格。获选用为公司秘书的人士或公司必须具备合适的专业、学历资格或相关经验，才能够符合《香港联合交易所有限公司证券上市规则》《上市规则》中定明的有关要求。

公司秘书资格 | 公司秘书自已做可以吗？

上文提到，私人公司的公司秘书可由公司其中董事担任，只要该名董事是是一名香港居民就可以。

但假如你打算委任秘书公司出任，须留意他们有没有领取“信托及公司服务提供者牌照”。根据《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》（第 615 章），任何人在没有牌照的情况下在香港经营信托或公司服务业务，即属犯罪。

有关信托及公司服务提供者牌照，大家可于 公司注册处 TCSP 网站查看持牌人登记册，确保委托出任公司秘书的公司已作登记。

公司秘书职务

公司秘书职责范围广泛，需要确保公司营运和决策合法以及帮助公司实行良好的公司管治。公司秘书职责包括：

• 保存及更新公司的法定名册
• 撰写会议记录
• 递交公司周年申报表
• 准备和呈交公司注册文件予政府部
• 协调公司帐目及报告的制作和发布
• 代表公司与监管机构沟通
• 安排董事及股东会议
• 组织及协助举行董事会及股东大会
• 监察公司管治的进展

总结

中小企的公司秘书日常工作并不算复杂，但作为公司秘书，需要对现时条例有所认知，亦要对公司条例要求敏感度要高，确保依时呈交文件，避免不必要的罚款。所以当选择公司秘书服务时，必须找一间有信誉，并领有《信托或公司服务提供者牌照》的秘书服务公司去当自己的公司秘书。 关注我们 @chinglink.hk 让你低成本创业