公司秘书服务

公司秘书是香港有限公司的法定职位，根据《公司条例》(第622章)，所有香港有限公司都必须委任至少一名公司秘书。

公司秘书的主要职责包括：

• 确保公司遵守《公司条例》及相关法规
• 安排董事会会议和股东大会
• 准备和保存会议纪录
• 向公司注册处提交法定文件（如周年申报表、股东/董事变更通知等）
• 维护公司法定记录册（如董事名册、股东名册、实质控制人登记册等）
• 提供公司管治和合规方面的专业意见

公司秘书是公司与政府部门之间的重要桥梁，确保公司的所有法定要求得到妥善处理，避免因疏忽而导致罚款或法律问题。

我们提供具竞争力的公司秘书服务收费，费用视乎公司的规模和服务需求而定。

基本收费范围：

• 标准公司秘书服务 - 约HK$1,100/年（适合一般中小企）
• 全面公司秘书服务 - 约HK$5,000-8,000/年（适合较复杂或活跃的公司）

服务内容包括：法定文件提交、会议安排和记录、法定记录册维护、合规咨询、政府信件处理等。

首年注册公司时，公司秘书服务费通常已包含在注册套餐内。我们提供透明收费，不会有隐藏费用。如果您需要额外服务（如特别会议安排、复杂的公司重组等），会另行报价。欢迎联络我们获取度身订造的报价方案。

可以。公司可以随时更换公司秘书，但必须确保在任何时候都有一名合资格的公司秘书在任。

更换程序如下：

1. 董事会决议 - 通过董事会决议批准委任新公司秘书及接受现任秘书辞任
2. 取得同意 - 获得新公司秘书的书面同意出任
3. 办理辞任 - 现任公司秘书提交辞任通知（如适用）
4. 提交表格 - 向公司注册处提交表格ND2A（委任公司秘书通知书）和表格ND4（终止委任公司秘书通知书，如适用）
5. 更新记录 - 在公司的法定记录册中记录变更

重要提示：必须在变更生效后15天内通知公司注册处，否则可能面临罚款。整个过程一般需要5-7个工作日。

如果您需要更换公司秘书，我们可以提供无缝交接服务，确保所有法定文件和记录妥善移交，不会影响公司的正常运作。

专业的公司秘书会为您处理以下日常工作：

法定文件提交：

• 周年申报表（Annual Return）- 每年提交
• 董事/股东/秘书变更通知 - 有变更时15天内提交
• 注册地址变更通知 - 有变更时15天内提交
• 股本变动通知 - 有变更时1个月内提交

会议支援：

• 安排董事会会议和股东大会
• 准备会议议程和相关文件
• 记录会议纪录并保存
• 跟进会议决议的执行

记录册维护：

• 董事名册和秘书名册
• 股东名册
• 实质控制人登记册（SCR）
• 会议记录册

其他服务：

• 接收和处理政府部门的信件
• 提供公司管治和合规咨询
• 提醒重要的法定期限
• 协助处理公司架构变更

我们的公司秘书服务确保您的公司所有法定要求都得到及时妥善的处理，让您专注于业务发展，无需担心合规问题。

公司秘书不一定需要亲身出席所有会议，但有责任确保会议按法定程序进行并妥善记录。

董事会会议：

• 不强制出席 - 法例没有规定公司秘书必须出席董事会会议
• 建议出席 - 为了准确记录会议内容和确保程序合规，建议公司秘书出席或委派代表出席
• 会后工作 - 即使不出席，秘书也需要根据会议决议准备正式的会议纪录

股东大会（AGM/EGM）：

• 通常出席 - 公司秘书一般会出席股东大会，协助主席处理程序事宜
• 记录职责 - 负责记录会议过程和决议
• 程序把关 - 确保会议通知、投票程序等符合法定要求

实务安排：对于使用专业公司秘书服务的公司，秘书公司会根据需要派员出席重要会议，或由客户提供会议资料后由秘书准备正式记录。

我们提供灵活的会议支援服务，可按您的需要安排出席或远程支援。

根据《公司条例》，公司必须在任何时候都有一名合资格的公司秘书。如果公司秘书辞任，公司应该：

• 即时委任 - 理想情况下，在现任秘书离任前已委任新秘书，确保无空档期
• 合理时间内 - 如果出现空档，必须在合理时间内（一般理解为不超过14天）委任新秘书
• 通知公司注册处 - 必须在变更生效后15天内向公司注册处提交表格ND2A（委任）和ND4（辞任）

违规后果：如果公司在一段时间内没有公司秘书，公司及其董事可能面临：

• 检控 - 可被控告违反《公司条例》
• 罚款 - 最高罚款HK$50,000
• 持续罚款 - 如属持续违规，可处按日计算的失责罚款HK$700

建议做法：为避免出现空档期，建议在现任秘书辞任前已物色好新秘书。

如果您的秘书突然辞任，请立即联络我们，我们可以提供紧急委任服务，最快可在1-2个工作日内完成委任程序，确保您的公司持续合规。

是的，公司秘书通常会协助保管公司的重要法定文件和记录。但需要区分不同类型的文件：

公司秘书保管的文件：

• 法定记录册 - 董事名册、股东名册、公司秘书名册、实质控制人登记册（SCR）
• 会议文件 - 董事会会议纪录、股东大会纪录、决议记录
• 公司章程文件 - 公司章程（Articles of Association）、章程细则修订记录
• 注册文件副本 - 公司注册证书副本、商业登记证副本
• 股票簿 - 股份发行和转让记录

不由公司秘书保管的文件：

• 财务记录 - 会计账簿、发票、收据等（由会计部门或会计师保管）
• 银行文件 - 银行账户资料、支票簿等
• 商业合约 - 与客户、供应商的合约文件
• 公司印章 - 通常由董事保管和使用

文件存放安排：我们提供安全的文件保管服务，所有法定文件都会妥善存放在我们的办公室，并有完善的备份系统。当您需要查阅或使用这些文件时，可随时联络我们安排。

可以。公司秘书在处理公司架构变更方面扮演重要角色。我们可以协助您处理以下变更事项：

股权变更：

• 股份转让 - 准备股份转让文件、更新股东名册、向印花税署申报
• 增发股份 - 准备股东决议、更新股本记录、通知公司注册处
• 股份回购 - 处理相关法定程序和文件

董事和秘书变更：

• 委任或罢免董事 - 准备董事会决议、更新董事名册、提交表格ND2A/ND4
• 更换公司秘书 - 办理辞任和委任手续、提交表格ND2A/ND4
• 董事资料变更 - 更新地址、身份资料等

其他架构变更：

• 更改公司名称 - 准备特别决议、提交表格NNC2
• 更改注册地址 - 通知公司注册处、更新相关记录
• 修改公司章程 - 准备特别决议、提交修订文件

所有变更都需要在法定期限内向公司注册处申报，我们会确保所有程序合规并按时完成，避免任何罚款或法律问题。

股份转让——不论是引入新股东，抑或由一位股东收购另一位股东的股份——均需准备转让文据、取得董事会批准，并更新股东名册，而股东名册正是公司秘书按法例须维护的法定登记册之一。香港的股份转让亦须缴纳印花税，本公司会就转让当时适用的税率提供意见。公司秘书服务包括准备相关文件及更新登记册；至于转让价格及条款，则须由股东双方自行商讨及确定。

根据香港《公司条例》，公司秘书必须符合以下资格要求：

如属个人：

• 必须年满18岁
• 必须常居于香港（即香港居民）
• 不能是公司的唯一董事（如公司只有一名董事，该董事不能兼任公司秘书）

如属法人团体：

• 必须是在香港注册成立的有限公司
• 该法人团体不能是一个只有一名董事的公司，而该董事同时是需要委任秘书的公司的唯一董事

虽然法例没有规定公司秘书必须具备专业资格，但实务上，专业的公司秘书服务提供者通常具备会计、法律或公司秘书专业资格，并对香港公司法例有深入了解。

我们的公司秘书团队由经验丰富的专业人士组成，确保为您提供优质可靠的服务。

不委任公司秘书或委任不符合资格的公司秘书是严重的违法行为，会面临以下后果：

• 刑事责任 - 公司及其每名责任人（通常是董事）可被检控，一经定罪，可处罚款HK$50,000及监禁6个月
• 持续违规罚款 - 如属持续违规，可处按日计算的失责罚款HK$700
• 公司注册处记录 - 违规记录会在公司注册处的公众记录中显示，影响公司信誉
• 银行和商业影响 - 银行或商业伙伴在进行尽职调查时，可能会因违规记录而拒绝合作
• 法定文件延误 - 没有公司秘书，公司无法及时提交法定文件，可能导致更多罚款

此外，如果公司秘书突然辞任而公司未能在合理时间内委任新秘书，也会被视为违规。

因此，选择可靠的专业公司秘书服务非常重要。我们提供稳定可靠的公司秘书服务，确保您的公司持续符合法定要求。

公司秘书和会计师是两个不同的专业角色，各有不同的职责：

公司秘书：

• 法定职位 - 所有香港有限公司必须委任
• 主要职责 - 公司管治、合规事务、法定文件提交
• 关注范围 - 《公司条例》合规、公司注册处事务、会议安排
• 不涉及财务 - 不负责公司的会计记账和财务报表编制

会计师：

• 非法定职位 - 公司可选择自行处理账目或聘请会计师
• 主要职责 - 记账、编制财务报表、税务筹划
• 关注范围 - 财务记录、税务申报、审计配合
• 财务专业 - 处理公司的日常财务和税务事宜

简单来说：公司秘书负责「法律合规」，会计师负责「财务税务」。两者都是公司运作的重要角色，但职责范围不同。

我们同时提供公司秘书服务和会计服务，可为您提供一站式的企业服务方案。

这取决于您的情况。如果您是香港居民且不是公司的唯一董事，理论上可以自己担任公司秘书。但需要考虑以下因素：

可以自己担任的情况：

• 您是香港永久居民或持有香港身份证
• 公司有至少两名董事（您可以是其中一名董事兼任秘书）
• 您熟悉《公司条例》的要求和程序
• 您有时间处理所有法定文件和合规事务

不建议自己担任的原因：

• 专业知识要求高 - 需要深入了解公司法例，一旦出错可能导致罚款
• 时间成本 - 处理法定文件和记录需要投入大量时间
• 责任重大 - 公司秘书需承担法律责任，确保公司合规
• 错过期限风险 - 如果忘记提交法定文件，会面临罚款

对于大多数企业，特别是非香港居民或一人公司，委任专业的公司秘书服务是更明智和安全的选择。我们的服务费用相对于潜在的罚款和法律风险来说是非常值得的投资。

实质控制人登记册（Significant Controllers Register, SCR）是香港所有在香港成立的公司都必须备存的法定登记册，记录对公司有重大控制权的人士或实体的资料。

重要控制人的定义：持有公司超过25%的股份、拥有超过25%的投票权、有权委任或罢免董事会多数成员、对公司有重大影响力或控制权。

公司秘书的职责：

• 识别重要控制人 - 协助公司采取合理步骤识别其重要控制人
• 备存SCR - 建立和维护实质控制人登记册
• 记录更新 - 当重要控制人资料有变更时，及时更新登记册
• 提供查阅 - 在特定情况下，向执法人员提供SCR供查阅
• 保密处理 - 确保敏感资料得到妥善保护

违规后果：如果公司未能备存SCR或提供虚假资料，公司及其责任人可被检控，最高罚款HK$300,000及监禁12个月。

我们的公司秘书服务包括SCR的建立和维护，确保您的公司完全符合这项重要的法定要求。

公司秘书服务主要专注于公司法律合规事务，一般不包括税务和审计服务，但两者有一定的关联。

公司秘书服务范围：

• 《公司条例》合规 - 法定文件提交、记录册维护
• 公司管治 - 会议安排、决议记录
• 公司注册处事务 - 处理与公司注册处的所有往来
• 基本税务协调 - 协助接收税务局信件，提醒报税期限

不包括的服务：

• 会计记账 - 日常财务记录和账目处理
• 审计 - 年度审计报告编制（需由执业会计师进行）
• 报税表填写 - 利得税报税表的准备和提交
• 税务筹划 - 税务优化建议

一站式服务方案：虽然公司秘书服务本身不包括税务审计，但我们提供全面的企业服务套餐，可以同时为您提供：公司秘书服务、会计记账服务、审计服务、报税服务。

这样您只需要对接一家服务商，就能处理公司所有的法定和财务需求，更加方便高效。欢迎查询我们的一站式企业服务方案。

是的，即使公司长期没有业务活动（不活动公司/Dormant Company），仍然必须委任公司秘书并履行所有法定要求。

法定要求不变：

• 《公司条例》规定 - 所有香港有限公司都必须有公司秘书，没有「不活动公司」的豁免
• 周年申报表 - 每年仍需提交周年申报表
• 商业登记证 - 每年仍需续期
• 审计报税 - 即使没有业务，仍需进行审计和报税
• 记录册维护 - 所有法定记录册必须持续更新和保存

公司秘书的角色：对于不活动公司，公司秘书的工作相对简单，主要是：确保周年申报表按时提交、处理政府部门信件、维护基本的法定记录、提醒重要的合规期限。

成本考虑：不活动公司的公司秘书服务费用通常较低，因为工作量较少。但如果完全不委任秘书，面临的罚款和法律风险远高于服务费用。

建议：如果公司暂时没有业务但计划将来重新启动，保持最基本的合规服务是明智的选择。我们提供不活动公司的优惠秘书服务方案。

虽然我们的公司秘书服务会处理大部分的法定合规事务，但作为公司董事，您仍需要履行以下责任：

提供资料和文件：

• 及时通知变更 - 当公司有任何董事、股东、地址等变更时，需及时通知我们
• 提供会议资料 - 如需召开董事会或股东大会，需提供会议议题和相关资料
• 签署文件 - 某些法定文件需要董事签署确认
• 配合查询 - 当政府部门有查询时，需配合提供资料

董事的基本责任：

• 业务决策 - 公司的日常营运和业务决策由董事负责
• 财务管理 - 确保公司有适当的会计记录和财务管理
• 合规意识 - 了解并遵守相关法律法规
• 诚信行事 - 以公司最佳利益行事，避免利益冲突

我们的角色：我们作为您的公司秘书，会主动提醒您所有重要的法定期限、协助您准备所需文件、处理与政府部门的往来、确保公司持续合规。

您只需要专注于业务发展，合规事务交给我们处理。我们会定期与您沟通，确保双方资讯同步。